Ob die Nutzfahrzeugmesse Karlsruhe, die Firmenkontaktmesse der Hochschule Karlsruhe oder die Hochzeitsmesse „Mein schönster Tag“ – jedes Jahr findet eine Vielzahl von Messen in der Messemetropole Karlsruhe statt. Doch wie werden diese Messen eigentlich organisiert? Wer kümmert sich um die Location, die Abläufe, die gesamte Planung? Hier zeigen wir, was hinter den Kulissen einer solchen Messe in Karlsruhe geschieht.
Dienstleistungen und Services vor Ort
Eine gut ausgebaute Infrastruktur ist essenziell für den gelungenen Ablauf einer Messe. Unabhängig davon, ob das Kongresszentrum, das Messegelände, die Europahalle oder eine der Outdoor-Locations gebucht wird, finden die Ausrichter einer Veranstaltung stets eine komplette Infrastruktur und diverse Serviceleistungen vor.
Zu einer durchdachten Infrastruktur gehört, dass alle Bereiche im und um das Gebäude für jeden problemlos zu erreichen sind. Das Messegelände ist barrierefrei, alle Hallen und Zugänge sind ebenerdig zugänglich. Ebenso barrierefrei ist das WLAN. Es ist auf dem gesamten Messegelände verfügbar, benötigt wird lediglich ein eigenes WLAN-fähiges Endgerät mit einer Webbrowser-Funktion.
Auch das Parken bei der Messe Karlsruhe ist für Besucher und Veranstalter kein Problem. Insgesamt gibt es 7.000 Pkw-Stellplätze auf vier Parkflächen. Das Kongresszentrum verfügt außerdem über eine Tiefgarage mit 1.000 Pkw-Stellplätzen.
Auch wer mit dem Fahrrad anreist, findet einen Stellplatz für sein Gefährt. Am Standort Messe gibt es an beiden Seiten des Haupteingangs mehr als 300 Fahrradstellplätze, außerdem sind am Eingang Ost noch weitere Stellplätze vorhanden. Am Infopoint im Eingangsbereich des Messegeländes steht eine große Informationssäule, an der Besucher eine große Auswahl an Flyern und Broschüren zu den verschiedenen Angeboten der Messe Karlsruhe und der Tourismusinformation finden.
Auf dem Messegelände in der Aktionshalle steht den Besuchern ein EC-Automat zur Verfügung und im Business-Center gibt es abschließbare Ladestationen für Smartphones. Bis zu sechs Smartphones können gleichzeitig aufgeladen werden, die Ladekabel für alle gängigen Modelle sind vorhanden. Auch für Elektroautos gibt es Ladestationen, an denen Besucher der Messe Karlsruhe ihre Fahrzeuge kostenfrei auftanken können. Auf dem Messegelände selbst sind vier und am Kongresszentrum drei Ladestationen vorhanden. Achtung, für das Nutzen der Parkflächen und der Tiefgarage fallen Gebühren an!
Fundsachen können auf dem Messegelände selbst bei der Leitwarte oder in den Fundbüros der Stadt Rheinstetten oder Karlsruhe abgegeben bzw. abgeholt werden.
Planung ist alles: Planungsleistungen der Messe Karlsruhe
Wer eine Veranstaltung ausrichten will, benötigt viel Planung und Vorarbeit. Die Mitarbeiter der Messe Karlsruhe bieten dabei ihre Unterstützung an, in welchem Rahmen bestimmen die Ausrichter selbst.
Das bei der Messe angestellte Projektmanagement-Team bietet Veranstaltern Unterstützung bei der Auswahl der Location, dem Raumkonzept, den Personaldienstleistungen, der Beauftragung des Reinigungsservices, der Beschilderung, den Parkkonzepten und bei den Protokollen. Außerdem im Angebot enthalten sind eine ganzheitliche und technische Beratung sowie die Bestellung der technischen Ausstattung.
Auch bei der eigentlichen Kongressorganisation sind die Spezialisten der Messe Karlsruhe gern behilflich. Dabei kann man sowohl einzelne Leistungen als auch ein komplettes Paket einer Professional-Congress-Organisation buchen. Leistungen, die hier gebucht werden können, sind zum Beispiel Hilfe bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung und dem Zeitplan, beim Abstract-Management, beim Referentenhandling, bei den Veranstaltungsunterlagen, der Registrierung oder dem Einrichten des Kongressbüros vor Ort.
Wenn es gewünscht wird, unterstützen die Messemitarbeiter auch bei den Hotelbuchungen, den Anreisepaketen, der Organisation des Bus-Shuttles, bei den Informationsmaterialien, dem Rahmenprogramm und dem After-Work-Service.
Standkonzept planen und umsetzen: Standbau- und Technikservice der Messe Karlsruhe
Bei jeder Messe und Veranstaltung repräsentiert der Messestand das jeweilige Unternehmen. Deshalb sollten weder bei der Planung noch bei der Umsetzung des Standes Abstriche gemacht werden. Wer selbst keine Profis im Team hat, kann auf die der Messe Karlsruhe zurückgreifen.
In einem ersten Schritt erfolgt dann die Planung des Standes am Online-3D-Standbaukonfigurator. Hierzu werden lediglich einige Daten zum gewünschten Messestand online in den Konfigurator eingegeben – schon wird der Stand individuell an die eingegebenen Bedürfnisse und Vorgaben angepasst. Der Standbau- und Technikservice übernimmt auf Wunsch Aufgaben aus den Bereichen „Elektro“, „Licht“, „Sanitär“, „Kommunikation“, „Beschallung“, „Projektion“, „Rigging“ und „Druckluft“. Angeboten werden für den Messestand außerdem auch Mietmobiliar, Medientechnik und IT-Geräte.
Wer weiß, was er will, kann die Standbau- und Technikleistungen direkt im Online Service Center bestellen. Dazu ist lediglich eine einmalige Registrierung nötig.
Lecker und vielfältig: Catering
Essen hält Leib und Seele zusammen. Dieser Leitspruch gilt auch für Veranstaltungen, die auf dem Messegelände oder in der Kongresshalle stattfinden. Und auch hier können Ausrichter sich bei der Organisation von den Mitarbeitern der Messe Karlsruhe beraten lassen.
Diese übernehmen die Aufgabe anschließend nicht selbst, sondern verweisen auf den Catering-Service ihres Vertrauens. Dieser hat schon eine Vielzahl von Messe-Events kulinarisch begleitet und ist dabei mit den Standards badischer Gastlichkeit bezüglich Vielfalt und Qualität bestens vertraut.
Der gastronomische Partner kann bei der Planung und Umsetzung helfen. Erfahrungen in den Punkten „Beratung“, „Standcatering“, „Eventcatering“ – vom Flying Buffet bis zum mehrgängigen Spitzenmenü – und abwechslungsreiche Messegastronomie sind ausreichend vorhanden.
Wer nicht wirbt, stirbt: Marketingservice
Auch beim Marketing für eine Veranstaltung gilt: Entweder selbst machen oder die Aufgabe an die Marketingexperten der Messe übergeben. Sicher ist nur: Jede Veranstaltung benötigt Aufmerksamkeit und muss sichtbar sein.
Wer den Marketingservice der Messe in Anspruch nimmt, erhält eine Beratung und ein Konzept. Außerdem wird die Schaltung der Anzeigen übernommen und die passenden Werbemittel für die Veranstaltung werden gestaltet. Auf Wunsch kann man elektronische und statische Werbeflächen von der Messe mieten und auch die Außenwerbung in Form von City-Lights, Plakaten und Litfaßsäulen übernehmen die Marketingexperten.
All diese Maßnahmen verfolgen den Zweck, die Veranstaltung sowohl innerhalb des Messegeländes als auch außerhalb davon bekannt zu machen. Nur wer Aufmerksamkeit erregt, kann sein Unternehmen und seine Produkte sowie Dienstleistungen erfolgreich bewerben. Damit dies gelingt, können auch die Marketingleistungen der von der Messe gestellten Experten über das Online Service Center gebucht werden.
Medial präsent: Presseservice
Wer in Karlsruhe eine Veranstaltung plant, kann diese durch den Presseservice der Messe Karlsruhe bekannt machen lassen. Dieser Presseservice informiert regelmäßig die regionalen Medien über anstehende Veranstaltungen, inklusive einer Terminübersicht zu allen Events, die im Kongresszentrum und der Messe Karlsruhe stattfinden.
Auch online sind alle ausstehenden Veranstaltungen im Terminkalender aufgeführt und alle öffentlichen Termine in Karlsruhe im Veranstaltungskalender der Stadt Karlsruhe zusammengefasst. Für Gastveranstalter ist dieser Service komplett kostenfrei.
Zusätzlich zu diesen Einträgen können Veranstalter ein umfassendes Presse-Dienstleistungskonzept buchen. Dieses beinhaltet das Erstellen eines Beratungs- und Pressekonzepts, das Verfassen von Pressemitteilungen, das Abhalten von Pressekonferenzen und das Einrichten eines Pressebüros bei Veranstaltungen oder Messen.
